Как составить коммерческое предложение на аренду помещения

Для того, чтобы хорошо сдать помещение в аренду, необходимо правильно составить коммерческое предложение на аренду помещения. В кризис многие помещения простаивают, предприниматели либо закрываются, либо ищут экономные варианты, пытаются уменьшить ежемесячные затраты. В таких случаях, чтобы сдать в аренду помещение, требуется хорошо подготовиться, понять запросы потенциального заказчика и сделать ему предложение, от которого будет сложно отказаться.

Чего хочет арендатор?

Перед тем, как написать коммерческое предложение по аренде помещения, необходимо понять потребности потенциальных клиентов. Если исходить из того, что есть большое светлое помещение где-то в городе, неподалеку от метро или остановки, и что еще нужно клиентам, сдать в аренду такую площадь будет сложно. Особенно, если рядом простаивают десятки аналогичных помещений.

Исходите их того, что нужно сейчас клиенту, чего он ищет. Каков приблизительный потрет потенциального заказчика? Как правило, это предприниматель, который работает сам или имеет какой-то штат. Его волнует прибыль и минимизация расходов, которые он несет как на старте своей деятельности, так и в качестве ежемесячных трат. Все затраты перечислять не нужно, а требуется обратить внимание лишь на те, которые связаны с помещением.

На старте своей деятельности предпринимателю нужно:

• оплатить аренду минимум за 2 месяца — первый и последний;
• сделать в нем ремонт;
• провести Интернет;
• поставить мебель;
• закупить оргтехнику.

Если это обычный офис, то все это обойдется не дешевле чем 200 тыс. руб., которые войдут в первоначальные затраты на бизнес. В некоторых случаях затраты могут составлять и 500 тыс. руб.

Далее в ежемесячные расходы входят:

• аренда;
• коммунальные услуги;
• оплата Интернета;
• услуги клининговой компании.

Все это обходится не дешевле, чем 50 тыс. руб. Конечно, предприниматель рад был бы сэкономить где-то на этих расходах, так помогите ему это сделать, и помещение получится сдать в аренду очень быстро.

Выставляем выгоды и преимущества вперед

Зная, в чем нуждается потенциальный клиент, можно переходить к составлению коммерческого предложения для аренды коммерческой недвижимости. Если офис уже с ремонтом, в нем есть мебель, проведенный Интернет — это и является его основной выгодой. Только на том, что предприниматель снимет именно этот офис, он экономит минимум 200 тыс. руб., а может, и больше. Покажите это в коммерческом предложении.

В таких случаях можно увеличить стоимость аренды на 5-10 тыс. руб. Клиенту это можно показать, что если он начнет арендовать коммерческую недвижимость без ремонта, то он вынужден в первый месяц дополнительно выложить несколько сотен тыс. руб. Но в случае, если ремонт уже сделан, он растягивает эти затраты на 2 года и более. Ему это выгодно, потому что нет необходимости сразу тратить много денег. А если проект не пойдет, и он вынужден будет съезжать с помещения, вложенные средства с собой забрать не сможет, финансовая потеря будет несущественной.

Это и можно показать в КП, указав название заголовка или подзаголовка в таком виде: «Как избежать лишних финансовых потерь, начиная свой бизнес?». Дальше несколькими предложениями нужно описать суть предложения.

Что касается снижения затрат каждый месяц, то в случае, если ремонта и мебели в помещении нет, арендную плату необходимо сделать ниже. Но это предоставляет клиенту возможность творческого подхода к обустройству рабочего места. Арендодатель понимает, что это потребует немалых затрат, поэтому и арендная плата ниже средней по городу.

В случае, когда сдаются несколько помещений на этаже, можно заранее договориться с клининговой компанией или нанять уборщицу. Услуги в таком случае обойдутся дешевле, по сравнению с тем, если клиент будет отдельно их заказывать. Это нужно указать в КП. То же самое касается Интернета, который проводится заранее от одного провайдера и даже может оплачиваться за счет арендодателя.

Чем больше таких мелочей учесть и предусмотреть в коммерческом предложении, тем выше вероятность того, что помещение очень быстро возьмут в аренду.

Чем еще можно усилить документ?

Спецпредложение можно формировать не только за счет разницы в оплате, наличия ремонта и т.п. Учтите, что для многих предпринимателей важным является сохранность их производственного имущества в целости. Для этого им требуется охранная спецтехника в виде датчиков, которые устанавливаются в помещении:

• на двери;
• на окна;
• в коридоре.

Сюда включается и звуковая сирена, которая служит не только для сообщения о взломе, но и имеет прикладное значение — отпугивающий эффект. При аренде спецтехники нужно заключать дополнительный договор. Она передается в пользование по акту прием-передачи.

Об аренде спецтехники и нужно указать в коммерческом предложении. Во-первых, клиент понимает, что его оборудование и документация будут надежно охраняться. Во-вторых, ему уже не нужно тратиться на закупку и установку сигнализации — уже все есть. Именно это и должно быть в самом документе. Потенциальный клиент не должен догадываться — все это нужно изложить в коммерческом предложении. Каждое преимущество, которым обладает сдаваемая коммерческая недвижимость, должна быть описана через призму выгод клиента.

Дополнительные рекомендации по составлению

После того, как составлен список всех выгод, расписан их финансовый эквивалент, приступайте к составлению коммерческого предложения. Это не роман, и заниматься на листке описанием компании, ее достижений не следует. Изложение предложения должно быть ориентированным на потенциального заказчика. Клиенту важно прочитать в нем про собственные потребности, и как они могут эффективно быть разрешены.

Если расписать все преимущества сдаваемого помещения, указать конкретные примеры, где будет показано, как арендуемая площадь сэкономит деньги клиенту, то такое описание займет целый лист формата А4. Больше и не нужно.

При составлении документа используйте простой язык, откажитесь от деловых стандартных клише, которые делают его плохо читаемым и неинтересным.

Чем интереснее коммерческое предложение для клиента, тем выше вероятность, что сделка состоится.

Конечно, если возникает трудность при составлении обычного письма, подготовка такого документа может показаться мукой. Поэтому можно использовать для примера какой-либо образец (приложение №1) либо заказать составление коммерческого предложения на аренду помещения профессиональным копирайтерам.